Obieg dokumentów

Oferujemy bardzo nowatorski, szybki w implementacji i przyjazny kosztowo System Obiegu Dokumentów ( w skrócie SOD) o nazwie AMODIT.

obieg dokumentów Amodit

amodit_baner_midle

Amodit stosuje niespotykaną metodę adaptacyjnego modelowania obiegu dokumentu – tego jeszcze nie było!

Ta dynamiczna metoda modelowania drogi przejścia dokumentu z punktu A do B, z wykorzystaniem sztucznej inteligencji oraz przewidywania zachowań użytkowników znacznie obniża koszty i czas wdrożenia.

W tradycyjnym rozwiązaniu należy zdefiniować wiele parametrów, na każdym etapie decyzyjnym.

Twórcą jest doświadczona Polska firma, więc jest zapewnione dobre wsparcie dla produktu.

Amodit integruje się świetnie z rozwiązaniami opartymi o bazy danych SQL.

Podstawowe zastosowania

  • Elektroniczny obieg dokumentów
  • Przechowywanie dokumentów elektronicznych i papierowych (zeskanowanych)
  • Analiza przepływu informacji w przedsiębiorstwie w celu jego optymalizacji
  • Obsługa zadań
  • Lista zgłoszeń, np. helpdesk, reklamacje, korespondencja itp.
  • Praca grupowa nad dokumentami
  • Archiwum dokumentów

 

System Obiegu Dokumentów Amodit – korzyści

Amodit korzysci

Amodit-wszystko-pod-ręką

 

Przechowywanie dokumentów

  • Przechowywanie dowolnych dokumentów i załączników
  • Dokumenty połączone w sprawy
  • Wersjonowanie – każda zmiana dokumentu powoduje utworzenie nowej wersji
  • Pełnotekstowe wyszukiwanie dokumentów

Obieg spraw i dokumentów

  • Wyświetlanie spraw i filtrowanie wg najczęściej używanych procedur
  • Tworzenie i przekazywanie spraw wraz z dokumentami
  • Dynamiczne tworzenie procedur przez użytkowników
  • Automatyczna rozbudowa procedur podczas ich użycia
  • Możliwość korygowania i optymalizowania dokumentów przez managerów
  • Możliwość predefiniowania procedur oraz dodawania sugerowanych ścieżek i zabronionych ścieżek w procedurach
  • Definiowanie pól na formularzu sprawy (metadanych) w trakcie obiegu sprawy
  • Zaznaczanie spraw nieprzeczytanych
  • Wyświetlanie spraw własnych i przekazanych dalej
  • Łączenie nadmiarowych etapów i procedur w celu ich uporządkowania i zmniejszenia ich liczby
  • Możliwość dodawania załączników do spraw
  • Możliwość dodawania wielu załączników jednocześnie
  • Wyświetlanie historii sprawy
  • Drukowanie formularzy spraw

Modelowanie procedur obiegu dokumentów

  • Wizualizacja diagramów procedur na podstawie zachowań użytkowników
  • Wyświetlanie diagramów pokazujące przepływy między użytkownikami i/lub etapami procedur
  • Przewidywanie zachowań użytkowników na podstawie wcześniejszych zachowań
  • Przewidywanie zachowań użytkowników na podstawie treści dokumentów – Text Mining
  • Automatyczne rozpoznawanie procedury na podstawie treści sprawy i załączników

Zarządzanie użytkownikami

  • Budowanie struktury organizacyjnej
  • Opcjonalna integracja z Active Directory
  • Możliwość zakładania kont samodzielnie przez użytkowników z mechanizmem ich akceptacji przez wyznaczoną osobę
  • Możliwość uzupełniania danych o sobie przez użytkowników
  • Przypominanie hasła

Powiadomienia

  • Powiadomienia mailowe i SMS
  • Powiadomienia o nowych sprawach i o zmianie stanu spraw
  • Informacje o wykonaniu niezalecanych działań przez użytkownika

Archiwizacja

  • Przechowywanie dokumentów w bazie danych lub w systemie plików
  • Indeksowanie dokumentów w celu wyszukiwania (dokumenty Office, PDF i TIFF)
  • Wbudowany OCR w celu wyszukiwania zeskanowanych dokumentów po

Dodatkowe założenia

  • Możliwość integracji z systemami zewnętrznymi
  • Obsługa podobna do obsługi e-mail
  • Interfejs WWW
  • Prostota – niepotrzebne szkolenia
  • Możliwość wynajęcia jako usługi

Sposób działania

  • Dokumenty zgrupowane w sprawy
  • Sprawa znajduje się zawsze u jednej osoby
  • Sprawę można przekazać innej
  • System przechowuje pełną historię spraw oraz historię zmian dokumentów
  • Sprawy są podzielone na procedury. Dla każdej procedury definiowane są etapy procesu.
  • Obieg sprawy nie musi być liniowy. Użytkownik może zadecydować o zmianie etapu w dowolnym momencie.

Automatyczna analiza

  • Grafy generowane na podstawie realnych danych
  • Automatycznie wykonywana analiza
  • Grubość strzałek określa prawdopodobieństwo

Amodit-graf przebiegu sprawyGraf pokazuje przebieg zdarzenia w sprawie

Elementy sztucznej inteligencji

System uwzględnia wiele elementów w celu stworzenia elementów automatycznego podpowiadania
użytkownikom najczęściej wybieranych opcji na danym etapie realizacji sprawy.

amodit_elementy_sztucznej_inteligencji-analiza Amodit elementy sztucznej inteligencji sposób analizy.

 

System uczy się od użytkowników w trakcie wykonywania spraw.

amodit_elementy_sztucznej_inteligencji2 Amodit, elementy sztucznej inteligencji, w jaki sposób system się uczy.